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O email é o meio de comunicação mais usado por muitas empresas e profissionais, ocupando grande parte da cota em tempos detida pela carta e pelo fax. Esta forma de comunicar mudou a velocidade com que comunicamos e agilizou processos de trabalho. O crescimento e a facilidade de acesso a esta tecnologia levou a que ficássemos expostos a excesso de informação e de contactos, obrigando os utilizadores a usar técnicas e ferramentas mais eficazes para a gestão da correspondência.

 

Abaixo enumero 8 pilares que vão ajudar a assumir o controle e aumentar a produtividade:

 

Estabelecer rotinas

O mais indicado é que se tenha horários certos para ver o email durante o dia. Numa estrutura operativa empresarial basta que se agende 2-4 tempos diários para processamento de email.

Alguns gestores preferem dedicar os primeiros minutos de cada hora para gerir o email, pelo facto de lhes serem requisitadas respostas com maior frequência, que exigem feedbacks quase imediatos e porque vestem um carácter crítico. É muito importante que divida os assuntos por importância. As mensagens publicitárias que nos parecem relevantes, por exemplo, devemos guardá-las e apenas processá-las umas vez por semana.

 

Desligar as notificações

A não ser que o autocontrole seja extraordinário, o mais indicado é que se desliguem as notificações do email. Muitas vezes as tarefas são interrompidas por emails de baixa importância. È imperativo não perder o foco.

 

Manter o controle

A maior dificuldade está em assegurar que apenas somos expostos a informação relevante, de forma a que não se perca produtividade com informação excessiva e desnecessária. Sempre que os assuntos obriguem a algum tipo de acompanhamento ou tratamento mais profundo, devemos dar seguimento através da agenda ou do software de gestão de tarefas / projetos. É mais fácil dar follow up a assuntos quando temos todos os processos devidamente catalogados.

 

Filtro de SPAM

O filtro de SPAM deve ser avaliado a 2 níveis (servidor e cliente). Ou seja, deve haver, por parte do servidor de email, um filtro que apague/rejeite todas as mensagens que tenham ficheiros maliciosos em anexo ou que sejam enviados por remetentes devidamente catalogados como Spammers. Por outro lado, devemos sempre ter um bom filtro de SPAM no programa que usamos para gerir o email (cliente de email), principalmente porque podemos consultar aqueles emails que nunca chegamos a receber. De qualquer forma, é sempre indicado que consulte a caixa de SPAM pontualmente para que não perca aquele potencial cliente que se encontra em blacklist (catalogado como Spammer).

 

Newsletters

As newsletters constituem sempre um peso considerável na caixa de entrada. Por esse motivo, é importante que se cancele a subscrição das que não se tem tempo para consultar ou catalogar como SPAM aquelas que são indesejadas.

 

Regras e filtros

O cliente de email deve estar sempre devidamente configurado e as regras devem estar envolvidas com as pastas / categorias / marcadores. Todos nós recebemos aquelas newsletters que deixamos como não lidas para que possamos consultar um dia. Por esse motivo é importante que se crie uma pasta para as newsletters e uma regra para que sejam arquivadas directamente nessa pasta. Este método vai permitir ter a caixa de entrada limpa e catalogar os emails por assunto e para tratamento posterior. Este é um método excelente para quem pretende processar o conteúdo de newsletters à Segunda de manhã, por exemplo.

 

Processar emails

Os emails devem ser imediatamente tratados através de um dos 3 caminhos possíveis:

  • Responder - Seja objetivo. Os emails devem ser imediatamente respondidos para que se dê um feedback sobre o assunto e se evitem telefonemas desnecessários, ou para que se solicite informação mais detalhada sobre o assunto em questão, mas evitando a improdutividade do efeito pingue-pongue. Nos casos em que a resposta obrigue a alguma preparação, deve responder-se indicando uma previsão para envio da resposta;

  • Delegar - Os emails devem ser prontamente delegados para as pessoas mais indicadas de forma a agilizar a estrutura empresarial. Quando necessitamos de algum tipo de feedback para saber se o processo já está concluído, devemos agendar um lembrete para mais tarde na agenda ou lançar uma tarefa no gestor de projetos;

  • Apagar - Emails que não tenham qualquer tipo de importância devem ser apagados.

 

Responder do telemóvel

As respostas dadas a partir de um dispositivo móvel devem ser dadas informalmente. Esta é uma boa forma para justificar respostas que contenham alguma imprecisão ou uma carga emocional involuntária.

 

Trabalhamos a uma velocidade frenética e que nos leva a estados de ansiedade extremos. Gerir corretamente o email assumiu-se como a forma de lidar com a nossa ansiedade e das pessoas com quem nos relacionamos profissionalmente. Assumir o controle das comunicações é ganhar tempo, aumentar o foco e aumentar a produtividade.